Pernah mengalami kesulitan ketika Anda bekerja dengan penulis lain? Anda harus menulis lebih dulu atau rekan Anda harus menulis lebih dulu, baru kemudian mendiskusikannya pada waktu lain. Atau kali lain Anda dan teman Anda sudah bersepakat untuk memulai tulisan secara bersamaan pada tanggal tertentu dan menetapkan tenggat (deadline) untuk saling mendiskusikan hasilnya. Anda hanya bisa berhubungan lewat medsos atau aplikasi rumpi (chat). Tidak terlalu merepotkan untuk saat ini memang, tetapi Anda tentu akan senang jika rumpi atau diskusi bisa dalam satu waktu dilakukan dan bahkan menampilkan hasilnya secara nyata.
Model kerja sama duet menulis seperti ini biasa disebut co-authoring. Waktu menjadi poin penting dari co-authoring yaitu antar sesama penulis harus menaati tenggat. Kalau penulisnya dua orang, mungkin masih dapat ditangani. Namun, jika penulis sampai tiga atau empat orang, tampaknya perlu jaringan komunikasi yang lebih intens.
Kesulitan itu tampaknya dibaca oleh Microsoft. Karena itu, lewat produk Microsoft Office 2016, khususnya aplikasi Word yang sudah akrab di kalangan penulis, Microsoft membenamkan fitur co-authoring. Fitur ini dapat menghubung dua, bahkan lebih penulis untuk sama-sama menulis dalam satu waktu dan langsung mendiskusikan apa yang tertulis.
Fitur ini didukung adanya tampilan layar demo untuk melihat hasil tulisan. Model kerjanya yaitu salah satu penulis memulai kerja penulisan dengan Word 2016, lalu mengirimkannya via surel ke penulis lain. Email dibuka dan dapat langsung ditambahkan atau diedit penulis lain. Penulis pertama juga dapat melakukan hal yang sama langsung dengan membuka file lampiran (attachment) yang dikirimkan. Sebuah layar demo sebagai fitur dapat digunakan untuk memperlihatkan hasil kerja langsung dua orang penulis ini.
Poin masalah waktu tadi dalam pengerjaan naskah bersama menjadi ada solusinya lewat realtime typing, realtime chat. Syaratnya para penulis harus memiliki akses internet sehingga tidak peduli dengan batasan ruang dan waktu.
Lalu, bagaimana komunikasi langsung dapat dibangun? Microsoft telah membenamkan fitur Skype yang terintegrasi dengan Office 2016 untuk langsung terhubung dengan cara mengeklik ikon bubble speech. Begitu diklik maka akan muncul jendela percakapan.
Memang apa yang dilakukan Microsoft ini bukanlah hal baru. Fitur kolaborasi tulisan semacam itu pernah dikenalkan Google Docs. Namun, paling tidak Microsoft telah membuatnya lebih canggih dan tentu ini sangat membantu penggunanya yang superbanyak
Solusi Editing dan Training Penulisan
Selain untuk penulis, Office 2016 ini juga menjadi solusi untuk hubungan penulis dan editor. Editor dapat memantau naskah yang direvisi penulis secara real time, bahkan penulis dan editor dapat saling berdiskusi untuk satu pekerjaan naskah. Alhasil, satu naskah dapat dikerjakan efektif tanpa perlu penulis dan editor kopi darat.
Model ini alih-alih sebagai solusi bekerja secara bersamaan dalam satu waktu dan terhubung, juga dapat digunakan bagi para instruktur penulisan untuk membimbing anak didiknya menulis secara langsung. Ya, saya sendiri sebagai penyelenggara kursus dan pelatihan menulis mendapatkan solusi untuk langsung menunjukkan kepada peserta didik bagaimana misalnya, memulai teras (lead) tulisan dan bagaimana saya mengedit tulisan mereka.
Karena itu, fitur baru dari MS-Office 2016 ini bakal menggenjot produktivitas para penulis dan penerbit, termasuk juga dapat digunakan untuk pelatihan-pelatihan penulisan secara langsung. Saya sendiri akan mencobanya untuk semua pekerjaan: penulisan bersama, editing, dan pelatihan penulisan.
Berniat mencoba? Harganya sebandinglah dengan manfaatnya.
©2015 oleh Bambang Trim